KEP ADRESİ NEDİR?
KEP, e-posta teknolojik altyapısını kullanan, bununla birlikte e-postanın gönderim ve alımına dair kanıtların oluşturulup saklandığı hukuken geçerli bir e-posta iletim hizmetidir. KEP resmi yazışmaların elektronik ortamda mevzuata uygun, uluslararası standartlarda ve teknik olarak güvenli bir şekilde yapılmasına olanak sağlayan bir sistemdir.
KEP, bilinen elektronik postaya ilave olarak elektronik postanın;
- Göndericisi görünen kişi/kuruluş tarafından gönderilip gönderilmediği,
- Alıcıya ulaşıp ulaşmadığını ve ne zaman ulaştığı,
- Alıcısı tarafından okunup okunmadığı ve
- İhtiyaç duyulması halinde elektronik postaya yeniden erişilebilmesi ile ilgili delil hizmetlerini sunan bir sistemdir.
KEP ADRESİ NASIL ALINIR?
Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) hesabı almak için başvurulması gereken Kayıtlı Elektronik Posta Hizmet Sağlayıcılarına ait bilgilere ve web sayfalarına Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumu’nun internet sayfasında yayımlanmaktadır.
15.07.2023 tarihi itibariyle, Kayıtlı Elektronik Posta Hizmet Sağlayıcıları (KEPHS) şunlardır
(
https://www.btk.gov.tr/kayitli-elektronik-posta-hizmet-saglayicilar );
- Posta ve Telgraf Teşkilatı A.Ş.
- TNB Bilişim Teknolojileri Sanayi ve Ticaret Anonim Şirketi
- TÜRKKEP Kayıtlı Elektronik Posta Hizmet Sağlayıcılığı ve Ticaret A.Ş.
- INTERTECH Bilgi İşlem ve Pazarlama Ticaret A.Ş
- EFINANS Elektronik Ticaret Ve Bilişim Hizmetleri A.Ş.
- KEPKUR Yazilim Bilişim Kayıtlı Elektronik Posta Hizmetleri Sanayi Ve Ticaret A. Ş.
- F.I.T. Bilgi İşlem Sistemleri Servisleri Sanayi ye Ticaret A.Ş.
- EDM Bilişim Sistemleri ve Danışmanlık Hizmetleri A.Ş.
KEP ADRESİ ALMAK İÇİN GEREKLİ EVRAKLAR NELERDİR?
Kayıtlı Elektronik Posta Hizmet Sağlayıcılarından biri olan PTT’nin internet sitesinde KEP adresi almak için gerekli olan evraklar başvurucuya göre şu şekilde belirtilmiştir;
1. Gerçek Kişi Başvurularında Talep Edilen Bilgi ve Belgeler
1.1. Şahsen Yapılan Başvuruda;
(Açıklama: Başvuru sahibi Türkiye Cumhuriyeti vatandaşı ise; başvuru yapanın kimlik tespiti için nüfus cüzdanı, pasaport gibi fotoğraflı ve kimlik yerine geçen üzerinde T.C. Kimlik Numarası bulunan resmî belge.
Başvuru sahibi yabancı uyruklu kişi ise Nüfus ve Vatandaşlık İşleri Genel Müdürlüğü tarafından verilen “Yabancılara Ait İkametgâh Tezkeresi”, “Mavi Kart”, “Geçici Koruma Kimlik Belgesi” ya da “Çalışma İzni Kartı” (varsa belge geçerlilik süresi ve yeri kontrol edilecektir. Belgenin geçerli olduğu il dışında ve süresi geçen belge ile işlem yapılmayacaktır.).)
- Online Ön Başvuru Numarası
(Açıklama: https://basvuru.hs01.kep.tr/ adresinden gerçek kişi adına online ön başvuru yapılarak sistem tarafından üretilen başvuru numarası kayıt işlemleri esnasında ibraz edilmelidir.)
1.2. Gerçek Kişi Adına Vekâletname ile Yapılan Başvuruda;
(Açıklama: Gerçek kişi adına vekil tayin edilen kişinin vekâleti veren kişi adına her türlü işlemi yapabileceğini ya da bilumum Şirketler, resmi makam ve mercilerde tam yetkili olarak temsil ve ilzama, işlemleri takibe ve sonuçlandırmaya yetkili olduğuna dair ibarelerin yer alması gerektiğini belirten vekâletname. (Vekâletnamenin aslı PTT’de görüldükten sonra fotokopisi alınarak başvuru sahibine geri verilecektir.))
(Açıklama: Başvuru yapanın kimlik tespiti için nüfus cüzdanı, pasaport gibi fotoğraflı ve kimlik yerine geçen üzerinde T.C. Kimlik Numarası bulunan resmî belge.)
- Online Ön Başvuru Numarası
(Açıklama: https://basvuru.hs01.kep.tr/ adresinden gerçek kişi adına online ön başvuru yapılarak sistem tarafından üretilen başvuru numarası kayıt işlemleri esnasında ibraz edilmelidir.)
1.3. Gerçek Kişinin Vasisi Tarafından Yapılan Başvuruda;
(Açıklama: Başvuru sahibi adına müracaatta bulunacak olan vasiden istenecek vesayete ilişkin evrakın aslı ya da mahkeme veya noterden onaylı örneği. (Belgenin aslı görüldükten sonra fotokopisi alınmak suretiyle başvuru sahibine geri verilecektir))
(Açıklama: Başvuru yapanın kimlik tespiti için nüfus cüzdanı, pasaport gibi fotoğraflı ve kimlik yerine geçen üzerinde T.C. Kimlik Numarası bulunan resmî belge.)
- Online Ön Başvuru Numarası
(Açıklama: https://basvuru.hs01.kep.tr/ adresinden gerçek kişi adına online ön başvuru yapılarak sistem tarafından üretilen başvuru numarası kayıt işlemleri esnasında ibraz edilmelidir.)
1.4. Ergin Olmayan Gerçek Kişinin Velayet Sahibi Tarafından Yapılan Başvuruda;
(Açıklama: Evlilik birliği devam ediyorsa anne ve baba velayeti birlikte kullanacaklarından anne ve babanın adına başvuru yaptıkları reşit olmayan çocuklarının son 1 ayda alınmış olan nüfus kayıt örneği; evlilik birliği sona ermişse boşanma kararı ile hâkim reşit olmayan çocuğun velayetini eşlerden birine vereceğinden velayet hakkı kendisine verilen kişi, adına başvuru yapılan çocuğun son 1 ayda alınmış olan nüfus kayıt örneği ve velayet hakkının kendisine bırakıldığını gösterir mahkeme kararının onaylı örneği. (Belgenin aslı görüldükten sonra fotokopisi alınmak suretiyle başvuru sahibine geri verilecektir.))
(Açıklama: Başvuru yapanın kimlik tespiti için nüfus cüzdanı, pasaport gibi fotoğraflı ve kimlik yerine geçen üzerinde T.C. Kimlik Numarası bulunan resmî belge.)
- Online Ön Başvuru Numarası
(Açıklama: https://basvuru.hs01.kep.tr/ adresinden gerçek kişi adına online ön başvuru yapılarak sistem tarafından üretilen başvuru numarası kayıt işlemleri esnasında ibraz edilmelidir.)
2. MERSİS’e Kayıtlı Tüzel Kişi Başvurularında Aranacak Bilgi ve Belgeler
2.1. Tüzel Kişiliğin Kanuni Temsilcisi / Temsilcileri Tarafından Yapılan Başvuruda;
- Üzerinde MERSİS Numarası Bulunan Faaliyet Belgesi ya da Ticaret Sicil Tasdiknamesi
(Açıklama: Tüzel kişiliğin MERSİS numarasının bulunduğu ticaret sicil tasdiknamesinin veya faaliyet belgesinin aslı.)
(Açıklama: Noter onaylı imza sirkülerinin aslı. (İmza sirkülerinde, kimlerin şirketi hangi konularda ne kadar süre temsil edeceği, imzasının münferiden mi yoksa bir başka temsilci ile birlikte mi geçerli olacağı bilgilerinin yer alması ayrıca müstenidatının mutlaka bulunması gerekmektedir. Sirkülerin aslı PTT’de görüldükten sonra fotokopisi alınarak başvuru sahibine geri verilecektir.))
(Açıklama: Başvuru yapanın kimlik tespiti için nüfus cüzdanı, pasaport gibi fotoğraflı ve kimlik yerine geçen üzerinde T.C. Kimlik Numarası bulunan resmî belge.)
- Online Ön Başvuru Numarası
(Açıklama: https://basvuru.hs01.kep.tr/ adresinden tüzel kişilik adına online ön başvuru yapılarak sistem tarafından üretilen başvuru numarası kayıt işlemleri esnasında ibraz edilmelidir.)
2.2. Tüzel Kişiliği Noter Vekâleti ile Temsil Eden Kişinin Başvurusunda;
- Üzerinde MERSİS Numarası Bulunan Faaliyet Belgesi ya da Ticaret Sicil Tasdiknamesi
(Açıklama: Tüzel kişiliğin MERSİS numarasının bulunduğu ticaret sicil tasdiknamesinin veya faaliyet belgesinin aslı.)
(Açıklama: Noter onaylı imza sirkülerinin aslı. (İmza sirkülerinde, kimlerin şirketi hangi konularda ne kadar süre temsil edeceği, imzasının münferiden mi yoksa bir başka temsilci ile birlikte mi geçerli olacağı bilgilerinin yer alması ayrıca müstenidatının mutlaka bulunması gerekmektedir. Sirkülerin aslı PTT’de görüldükten sonra fotokopisi alınarak başvuru sahibine geri verilecektir.))
(Açıklama: Başvurunun Şirketin kanuni temsilcisi ya da temsilcileri tarafından noter aracılığı ile vekâlet verdiği kişi tarafından yapılması halinde; vekil tayin edilen kişinin vekâleti veren kişi/kişiler adına her türlü işlemi yapabileceğini ya da bilumum Şirketler, resmi makam ve mercilerde tam yetkili olarak temsil ve ilzama, işlemleri takibe ve sonuçlandırmaya yetkili olduğuna dair ibarelerin yer alması gerektiğini belirten vekâletname. (Vekâletnamenin aslı PTT’de görüldükten sonra fotokopisi alınarak başvuru sahibine geri verilecektir.))
(Açıklama: Başvuru yapanın kimlik tespiti için nüfus cüzdanı, pasaport gibi fotoğraflı ve kimlik yerine geçen üzerinde T.C. Kimlik Numarası bulunan resmî belge.)
- Online Ön Başvuru Numarası
(Açıklama: https://basvuru.hs01.kep.tr/ adresinden tüzel kişilik adına online ön başvuru yapılarak sistem tarafından üretilen başvuru numarası kayıt işlemleri esnasında ibraz edilmelidir.)
2.3. Tüzel Kişiliğin Kanuni Temsilcisi /Temsilcilerinin KEP Tüzel Kişi Yetkilendirme
Belgesiyle Yetkilendirdiği Kişinin Başvurusunda;
- Üzerinde MERSİS Numarası Bulunan Faaliyet Belgesi ya da Ticaret Sicil Tasdiknamesi
(Açıklama: Tüzel kişiliğin MERSİS numarasının bulunduğu ticaret sicil tasdiknamesinin veya faaliyet belgesinin aslı.)
(Açıklama: Noter onaylı imza sirkülerinin aslı. (İmza sirkülerinde, kimlerin şirketi hangi konularda ne kadar süre temsil edeceği, imzasının münferiden mi yoksa bir başka temsilci ile birlikte mi geçerli olacağı bilgilerinin yer alması ayrıca müstenidatının mutlaka bulunması gerekmektedir. Sirkülerin aslı PTT’de görüldükten sonra fotokopisi alınarak başvuru sahibine geri verilecektir.))
- PTT Tüzel Kişi Yetkilendirme Belgesi
(Açıklama: Başvuruda bulunacak kimse şirketin kanunî temsilcisi/temsilcileri tarafından tayin edilen kişi ise; başvuru yapacak kimse ve şirket nam ve hesabına Kayıtlı Elektronik Posta ile ilgili her türlü işlemi yapacak kişiler için düzenlenmiş, şirketin kanuni temsilcisi/temsilcileri tarafından imzalanmış ve şirket kaşesi ile kaşelenmiş Tüzel Kişi Yetkilendirme Belgesi.)
(Açıklama: Başvuru yapanın kimlik tespiti için Nüfus cüzdanı, pasaport gibi fotoğraflı ve kimlik yerine geçen üzerinde T.C. Kimlik Numarası bulunan resmî belge.)
- Online Ön Başvuru Numarası
(Açıklama: https://basvuru.hs01.kep.tr/ adresinden tüzel kişilik adına online ön başvuru yapılarak sistem tarafından üretilen başvuru numarası kayıt işlemleri esnasında ibraz edilmelidir.)
2.4. Tüzel Kişiliğin Kanuni Temsilcisi / Temsilcilerinin Noter Vekâleti ile Yetkilendirdiği Kişinin PTT Yetkilendirme Belgesiyle Yetkilendirdiği Kişinin Başvurusunda;
- Üzerinde MERSİS Numarası Bulunan Faaliyet Belgesi ya da Ticaret Sicil Tasdiknamesi
(Açıklama: Tüzel kişiliğin MERSİS numarasının bulunduğu ticaret sicil tasdiknamesinin veya faaliyet belgesinin aslı.)
(Açıklama: Noter onaylı imza sirkülerinin aslı. (İmza sirkülerinde, kimlerin şirketihangi konularda ne kadar süre temsil edeceği, imzasının münferiden mi yoksa bir başka temsilci ile birlikte mi geçerli olacağı bilgilerinin yer alması ayrıca müstenidatının mutlaka bulunması gerekmektedir. Sirkülerin aslı PTT’de görüldükten sonra fotokopisi alınarak başvuru sahibine geri verilecektir.))
(Açıklama: Başvurunun Şirketin kanuni temsilcisi ya da temsilcileri tarafından noter aracılığı ile vekâlet verdiği kişi tarafından yapılması halinde; vekil tayin edilen kişinin vekâleti veren kişi/kişiler adına her türlü işlemi yapabileceğini ya da bilumum Şirketler, resmi makam ve mercilerde tam yetkili olarak temsil ve ilzama, işlemleri takibe ve sonuçlandırmaya yetkili olduğuna dair ibarelerin yer alması gerektiğini belirten vekâletname. (Vekâletnamenin aslı PTT’de görüldükten sonra fotokopisi alınarak başvuru sahibine geri verilecektir.))
- PTT Tüzel Kişi Yetkilendirme Belgesi
(Açıklama: Şirketin kanunî temsilcisi/temsilcileri tarafından noter aracılığı ile vekâlet verdiği kişi tarafından imzalanmış Tüzel Kişi Yetkilendirme Belgesi.)
(Açıklama: Başvuru yapanın kimlik tespiti için nüfus cüzdanı, pasaport gibi fotoğraflı ve kimlik yerine geçen üzerinde T.C. Kimlik Numarası bulunan resmî belge.)
- Online Ön Başvuru Numarası
(Açıklama: https://basvuru.hs01.kep.tr/ adresinden tüzel kişilik adına online ön başvuru yapılarak sistem tarafından üretilen başvuru numarası kayıt işlemleri esnasında ibraz edilmelidir.)
KEP ADRESİ ALMAK VE KEP SİSTEMİNİ KULLANMAK İÇİN ELEKTRONİK İMZA SAHİBİ OLMAK GEREKLİ MİDİR?
Kayıtlı elektronik posta sisteminde gönderim yapabilmek için elektronik imza sahibi olunması gerekmektedir. Ancak sadece alıcı olarak KEP hesabını kullanacak olan kullanıcıların elektronik imza sahibi olması gerekmemektedir.
KEP ADRESİ NE İŞE YARAR?
KEP sistemiyle resmi, özel ve ticari her türlü belge veya yazı, kurumlar ve şahıslar arasında elektronik posta ile gönderilip alınabilmektedir.
Başka bir deyişle yasal geçerli olarak elektronik yazışma ve bildirim (beyanname, bildirge, başvuru, bildirim, ihtar, ihbar, vb.) yapılabilmektedir. Kurum içi ve kurumlar arası yazışmalar, kamu kurumları ile özel sektör kuruluşları, vatandaşlar (gerçek ve tüzel kişiler) arasındaki her türlü yasal bildirim yapılması, belge gönderilmesi, elektronik fatura gönderilmesi, banka yatırım/kredi/kredi kartı hesap ekstreleri, online alışveriş siparişleri ve diğer her nevi sipariş gönderilmesi/alınması, dilekçe, başvurular, sözleşmeler, ihale teklifleri gibi sayısız alanda kullanılabilmektedir.
KEP sistemi; kâğıt, arşiv, postalama ve işlem maliyetlerinin düşürülmesi ve zaman kayıplarının azaltılmasıyla bürokrasinin daha etkin işlemesine, resmi ve ticari işlemlerin hızlı yapılmasına, ticari faaliyetlerin verimli yürütülmesine ve çevrenin korunmasına yüksek oranda katkı sağlamaktadır.
KEP ADRESİ KULLANIM ALANLARI NELERDİR?
Türk Ticaret Kanunu’nun (TTK) 18/3 maddesi;
“Tacirler arasında, diğer tarafı temerrüde düşürmeye, sözleşmeyi feshe, sözleşmeden dönmeye ilişkin ihbarlar veya ihtarlar noter aracılığıyla, taahhütlü mektupla, telgrafla veya güvenli elektronik imza kullanılarak kayıtlı elektronik posta sistemi ile yapılır.”
Ayrıca TTK’nın 1525. Maddesi;
“Tarafların açıkça anlaşmaları ve 18 inci maddenin üçüncü fıkrası saklı kalmak şartıyla, ihbarlar, ihtarlar, itirazlar ve benzeri beyanlar; fatura, teyit mektubu, iştirak taahhütnamesi, toplantı çağrıları ve bu hüküm uyarınca yapılan elektronik gönderme ve elektronik saklama sözleşmesi, elektronik ortamda düzenlenebilir, yollanabilir, itiraza uğrayabilir ve kabul edilmişse hüküm ifade eder.
Kayıtlı elektronik posta sistemine, bu sistemle yapılacak işlemler ile bunların sonuçlarına, kayıtlı posta adresine sahip gerçek kişilere, işletmelere ve şirketlere, kayıtlı elektronik posta hizmet sağlayıcılarının hak ve yükümlülüklerine, yetkilendirilmelerine ve denetlenmelerine ilişkin usul ve esaslar Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumu tarafından bir yönetmelikle düzenlenir. Yönetmelik bu Kanunun yayımı tarihinden itibaren beş ay içinde yayımlanır.”
TTK’nın ilgili maddelerinde sayılan bu işlemler eskiden sadece noterlerden, taahhütlü mektupla veya telgrafla yapılabilirken, bu hüküm gereği sayılan hizmetler KEP aracılığı ile sistemden sadece birkaç saniyede gerçekleştirilebilecektir. Muhatap bu söz konusu belgeyi almadığını iddia edemeyecek aldığı, okuduğu zamanlarla birlikte hukuki delil niteliği taşıyabilecektir.
Sonuç olarak KEP sisteminin kullanım alanları özetle şu şekilde belirtilebilir;
- Kamu içi resmi yazışmalar
- Kamu-özel kesim arası resmi yazışmalar
- Karşılıklı etkiletişimle elektronik belge ve başvuru gönderilmesi, alınması ve yanıt verilmesi
- Tacirler arası ihtar, ihbar vb. beyanlar
- TTK’da düzenlenen elektronik gönderme sözleşmelerinin gerçekleştirilmesi
- Tacirler arasındaki iletişim
KEP ADRESİ ALMAK ZORUNLU MU?
Kayıtlı elektronik posta (KEP) sistemine ilişkin düzenlemelerde kullanıma ilişkin herhangi bir zorunluluk bulunmamaktadır.
Ancak 10 Haziran 2020 tarihli ve 31151 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan “Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik” uyarınca e-Yazışma Projesi kapsamında elektronik ortamda yazışma yapan kamu kurum ve kuruluşları, kendilerine KEP aracılığıyla iletilen resmi yazışmaları kabul edecek teknik ve idari altyapıyı oluşturmak zorundadır. Kamu Kurum ve Kuruluşları ile Düzenleyici ve Denetleyici Kurumlar muhatap oldukları Özel Tüzel Kişilikler ile Gerçek Kişilerden hizmetlerine başvuru esnasında KEP adresi almış olma zorunluluğu getirebilmektedir.
KEP ADRESİ ALMA ÜCRETİ NEDİR?
KEP adresi almak ve KEP hizmetinden faydalanmak ücretlidir. KEP fiyatları, Kayıtlı Elektronik Posta Hizmet Sağlayıcıları arasında farklılık gösterebilmektedir. Fiyat bilgileri, 2. Soruda belirtilen Kayıtlı Elektronik Posta Hizmet Sağlayıcı şirketlerin internet sayfalarından incelenebilir.
15.07.2023 tarihi itibariyle PTT tarafından sunulan KEP ücreti tarifeleri şöyledir;
- Yıllık Abonelik Ücreti 100,00 TL
Bir yıllık abonelik ücreti olup yeni kayıtta ve abonelik yenilendiğinde her yıl abonelik başlangıcında alınır.
Yıllık Arşiv (Saklama Alanı) Ücretleri
- 00 MB Kotalı Alan Ücretsiz
- 250 MB Kotalı Alan 90,00 TL
- 500 MB Kotalı Alan 140,00 TL
- 1 GB Kotalı Alan 240,00 TL
- Her 1 GB İlave Kotalı Alan İçin 240,00 TL
KEP ve e-Yazışma iletilerinin 1 yıl boyunca posta kutusunda saklanması için alınan ücretlerdir.
- SMS Ücreti (Her bir SMS gönderimi için) 0,20 TL
SMS ile bilgilendirme hizmeti alındığı taktirde gelen her bir KEP iletisi ya da e-Yazışma iletisi için gönderilen her bir bilgilendirme SMS’i başına alınır.
KEP İletim Ücreti
- KEP İleti Büyüklüğü Ücretler
- 0 – 5 MB Arası 3,75 TL
- İlave Her 5 MB ve Kesri İçin 3,75 TL
Gerçek Kişi, Tüzel Kişi ya da Diğer Tüzel Kişi olarak KEP sistemine kaydolan kullanıcılar tarafından gönderilen e-Yazışma iletileri bu tarifeye göre ücretlendirilir. Gönderilen her bir KEP iletisi için gönderilen KEP hesabı adresi başına ücret alınır.
e-Yazışma İletim Ücreti
- e-Yazışma İleti Büyüklüğü Ücretler
- 0 – 5 MB Arası 1,25 TL
- İlave Her 5 MB ve Kesri İçin 1,25 TL
Gerçek Kişi, Tüzel Kişi ya da Diğer Tüzel Kişi olarak KEP sistemine kaydolan kullanıcılar tarafından e-Yazışma iletisi gönderilmesi durumunda gönderilen e-Yazışma iletileri KEP İletim Ücreti tarifesine göre ücretlendirilir. Gönderilen her bir e-Yazışma iletisi için gönderilen KEP hesabı adresi başına ücret alınır. e-Yazışma ileti ekinde EYP paketi bulunması zorunludur.
Yukarıda yer verilen ücret bilgileri 15.07.2023 tarihindeki fiyat bilgileri olmakla güncel fiyat bilgilerinin ilgili KEPHS’nın internet sayfasından öğrenilebilir.
KEP ADRESİ NASIL KAPATILIR?
KEPHS’ler, KEP hesaplarının kapatılmasına ilişkin talepleri yedi gün yirmi dört saat kesintisiz olarak alınmasını sağlamaktadırlar. KEPHS’ler bu talepleri çağrı merkezi ve internet sayfası üzerinden gerekli kimlik doğrulamaları yaptıktan sonra gerçekleştirmektedirler. Kullanıma kapatılan KEP hesabından ileti gönderimi ve alımı engellenmektedir. Ancak kapatılan KEP hesabı, hesap sahibinin erişebilmesi için en az üç ay süreyle KEPHS tarafından açık tutulmaktadır.
Bu yazıda KEP sistemi konusunda merak edile
